Excel Sayfasını PDF Olarak Kaydetme

Bir Excel elektronik tablosunu PDF olarak kaydetmek kafa karıştırıcı olabilir ve bitmiş dosya genellikle bizim nasıl sunulmasını istediğimizden farklı görünür. Bir sayfayı okunabilir temiz bir PDF dosyası olarak nasıl kaydedeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

PDF olarak Excel Dosyaları

Bir Excel belgesini elektronik tablo yerine PDF dosyası olarak kaydetmek isteyebileceğiniz birçok senaryo vardır. Örneğin, daha büyük bir sayfanın yalnızca belirli bir bölümünü göndermek istiyorsanız veya düzenlenebilir olmasını istemiyorsanız. Ancak, bir Excel dosyasını PDF'ye dönüştürmek biraz zor olabilir.

Excel elektronik tablolarını genellikle kenarlıkları, sayfaları ve kenar boşlukları olan belgeler olarak düşünmeyiz. Bununla birlikte, bu dosyaları okunabilen, yazdırılabilen veya başkalarına dağıtılabilen PDF belgelerine dönüştürmek söz konusu olduğunda, bu bilinçli olmanız gereken bir şeydir. Dosyanız, diğer sayfalarda rastgele başıboş sütunlar veya okunamayacak kadar küçük hücre boyutları olmadan okunabilir ve anlaşılır olmalıdır.

Elektronik tablonuzu sunum yapılabilir ve yazdırılabilir bir PDF belgesine nasıl dönüştüreceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Sayfayı Kurmak

Office 2008 veya sonraki bir sürümünü kullanıyorsanız Sayfa Düzeni sekmesine gidin. Burada, Sayfa Yapısı bölümünün altında gruplanmış birkaç seçenek göreceksiniz. İşte ilk üçü:

  • Kenar Boşlukları:  Bir belgenin kenarı ile ilk hücre arasındaki beyaz boşluk ne kadar büyüktür?
  • Oryantasyon:  Bitmiş dosyanızın yatay veya dikey olmasını isteyip istemediğiniz
  • Boyut:  Bitmiş belgenizin sayfa boyutu

Bunlar çoğunlukla bir Word belgesindekiyle aynı şekilde çalışır, bu nedenle onları bitmiş PDF'nizin nasıl görünmesini istediğinize göre ayarlayın. Çok az sütununuz olmadığı sürece, çoğu Excel elektronik tablosunun yatay yönde dikey yönden daha okunabilir olduğunu unutmayın. Dikey olarak kaydedilen sayfalarda sütunların son yazdırma alanının dışında kalma eğilimi vardır, bu da belgenizde gezinmeyi ve okumayı çok zorlaştırabilir.

Ek olarak, son düzeninize bir üstbilgi ve altbilgi ekleyebilirsiniz. Sayfa Yapısı bölümünün sağ alt köşesindeki oka tıklayın, ardından Üstbilgi / Altbilgi sekmesine tıklayın. Office'in oluşturduğu seçeneklerden birini seçebilir veya "Özelleştir" özelliğini kullanarak kendiniz bir tane oluşturabilirsiniz.

Ayrıca çıktınızın arka planını değiştirme seçeneğiniz de vardır. Bunu yapmak için, Sayfa Yapısında Arka Plan düğmesini tıklayın. Dizüstü bilgisayarınızdan veya buluttan bir görüntü seçebilirsiniz ve bu görüntü sayfanızın tamamına döşenecektir.

Bir Baskı Alanının Tanımlanması ve Sığdırma

Daha sonra, hangi alanın PDF'ye dönüştürüleceğini ve her sayfada kaç satır ve sütun olacağını belirlemeniz gerekir.

Alanı tanımlamanın ilk yolu, belgenizde olmasını istediğiniz tüm hücreleri seçmek için tıklayıp sürüklemenin kullanılmasıdır. Daha sonra Sayfa Yapısı> Baskı Alanı> Baskı Alanını Ayarla'ya gidin. Bu, yazdırılacak tüm alanın çevresinde ince bir gri çizgi oluşturacaktır. PDF'nizi oluşturduğunuzda, bu alan dışındaki her şey dahil edilmeyecektir. Sol alt köşedeki oka tıklayarak ve E-Tablolar> Yazdırma Alanı'na giderek hücreleri manuel olarak da girebilirsiniz.

Microsoft Word'e benzer şekilde, farklı tabloları bölümlere ayırmak için sayfa sonları da oluşturabilirsiniz. Bu sayfa sonları hem yatay hem de dikey olabilir. Sayfa sonunu yerleştirmek istediğiniz hücreye gidin, şeritteki "Sayfa Düzeni" sekmesine tıklayın ve Sayfa Yapısı> Sayfa Sonları> Sayfa Sonu Ekle'yi seçin. Bu, mevcut hücrenizin hemen üstünde ve solunda bir boşluk yaratacaktır.

Yapılması gereken bir diğer önemli şey ise Sığacak Şekilde Ölçekle seçeneğini belirlemektir. Sayfa Yapısının sağında üç seçenek göreceksiniz: Genişlik, Yükseklik ve Ölçek. Genişlik ve Yükseklik seçenekleri, tablonuzun satırlarının veya sütunlarının kaç sayfada görüneceğini ayarlamanıza olanak tanır. Örneğin, çok sayıda satırınız varsa ancak yalnızca birkaç sütununuz varsa, Genişliği bir sayfaya ayarlamak idealdir. Öte yandan ölçek, tüm baskı alanınızın genel olarak yeniden boyutlandırılmasını belirleyecektir.

Sayfa Seçenekleri

Dikkat etmeniz gereken son menü ise Sayfa Seçenekleri. Bunlar, yazdırılan son sayfanızın görünümünü etkileyen ayarlardır. Tam sayfa seçeneklerine erişmek için, Sayfa Seçenekleri bölümlerinin sol alt köşesindeki oka tıklayın.

Bu menüde yapabileceğiniz çeşitli özelleştirmelerin bir özeti:

  • Başlıkları Yazdır:  Sayfanın belirli satırlarını ve sütunlarını, başlıklar ve etiketler gibi her sayfada görünmeleri için yerinde dondurabilirsiniz.
  • Kılavuz Çizgileri: Bu, üzerlerine herhangi bir sınır çizilmediğinde görünen hücreler arasındaki çizgiler olan kılavuz çizgilerinin gösterilip gösterilmeyeceğini belirlemenizi sağlar.
  • Başlıklar:  Bu, Excel elektronik tablolarının x ekseni ve y eksenindeki sabit alfabetik (A, B, C) ve sayısal (1, 2, 3) etiketler olan başlıkları görüntülemenizi sağlar.
  • Yorumlar, Notlar ve Hatalar: Bu, son belgedeki gömülü yorumları, notları ve hata uyarılarını görüntüler.
  • Baskı Sırası:  Bu, önce aşağıya mı yoksa sağa doğru giden bir belge mi oluşturacağınızı belirlemenizi sağlar.

Bu menüde, belgenizin son halini görebileceğiniz Baskı Önizleme ekranına gidebilirsiniz. Ctrl + P kısayoluyla da ekrana gidebilirsiniz.

İLGİLİ: Excel'de Yorumlarla Çalışma Sayfası Nasıl Yazdırılır

PDF Olarak Kaydetme veya Yazdırma

Belgeniz doğru şekilde biçimlendirildiğinde ve her şey hazır olduğunda, bir PDF oluşturmanın iki yolu vardır.

Dosyayı Excel'de PDF olarak kaydetmek için Farklı Kaydet iletişim kutusunu açın ve "Kayıt türü" açılır menüsünden PDF'yi seçin. Alternatif olarak, Dışa Aktar> XPS / PDF'ye Aktar'a gidebilirsiniz. Buradan birkaç seçeneğiniz var. Dosyayı, belgenin nihai kalitesini ve boyutunu belirleyen Standart veya Minimum için optimize edip etmemeye karar verebilirsiniz. Ardından yayınlanacak alanı seçmek için "Seçenekler" i tıklayabilirsiniz:

  • Seçim:  Seçtiğiniz mevcut hücreler
  • Etkin E-Tablolar:  Bulunduğunuz geçerli sayfa
  • Tüm Çalışma Kitapları:  Üzerinde çalıştığınız geçerli dosyadaki tüm çalışma kitapları
  • Tablo:  Microsoft Excel aracılığıyla oluşturduğunuz tanımlı bir tablo

Ayrıca, belirlediğiniz baskı alanını tamamen göz ardı etmeyi de seçebilirsiniz.

Dosyayı PDF olarak da yazdırabilirsiniz. Microsoft, yazıcı açılır menüsünden seçebileceğiniz Microsoft Print to PDF adlı yerleşik bir PDF yazıcısına sahiptir. Adobe PDF, Foxit veya PDF Xchange gibi başka bir PDF sürücünüz varsa, bunlardan birini de kullanabilirsiniz. "Yazdır" ı tıklamadan önce, her şeyin doğru göründüğünden emin olmak için baskı önizlemenize bakın.

İLGİLİ: Windows'ta PDF'ye Nasıl Yazdırılır: 4 İpuçları ve Püf Noktaları